Voor onze opdrachtgever, gevestigd in de regio Den Haag, zijn wij op zoek naar een Verander Manager / Projectleider. Functie: Verander Manager / Projectleider
Locatie: Randstad
Opdrachtgever: Gemeentelijke overheid
Start: z.s.m.
Duur: 8 tot 10 maanden
Uren: 24-36 uur per week
Aanbieden tot: 04-09-2016, 16.00 uur
Tarief: 75,00 per uur Omschrijving / Opdracht: Digitaliseringsambitie gemeente Westland
De gemeente Westland heeft in lijn met haar digitaliseringsambitie het masterplan digitaliseren opgesteld. De lange termijndoelstelling is dat burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties digitaal zaken kunnen doen met de gemeente. Om deze lange termijn doelstelling te realiseren zijn er meerdere digitaliserings- en veranderprojecten nodig. Het Managementteam heeft op basis van strategische afweging projecten geselecteerd die onder de vlag van het Masterplan Digitaliseren afgestemd en in samenhang worden uitgevoerd. De aanpak en de resultaten:
Wij breiden ons digitale aanbod van producten uit in combinatie met het digitaliseren van de processen van onze front- en backoffice. De inrichting moet optimaal aansluiten bij de wensen en behoefte van onze burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties en de toegang tot onze digitale producten en diensten moet zo laagdrempelig mogelijk zijn. Digitaliseren voor de korte termijn betekent het optimaal benutten van onze bestaande ICT middelen en ICT-architectuur. Op de (middel)lange termijn worden al onze processen zaakgericht ingericht, conform de landelijke standaarden.
De gemeente Westland werkt met project control. Dit betekent dat u gebruik maakt van de standaard formats, projectondersteuning en middelen en dat de rollen en taken zijn belegd. Hierbij doorlopen we vier projectfasen: startfase, planningsfase, uitvoeringsfase, afsluitingsfase.
Binnen team DIA werkt u samen met een I-adviseur, de project portfoliomanager en een team van vakspecialisten. Uw vertrekpunt:
Op 1 juli 2017 verhuist de gemeente Westlandse naar een centrale huisvesting. Dit betekent dat alle afdelingen grotendeels in één gebouw worden gehuisvest. Op deze locatie is de norm papier arm werken. Papier arm werken is nodig omdat in de nieuwe huisvesting in zeer beperkte mate ruimte is voor fysieke opslag van documenten. Dit project geeft uitvoering aan de ambities voor de Digitale Overheid en ons Collegewerkprogramma.
Wij hebben 26 processen in kaart gebracht waar men nog werkt met papieren documenten en papieren dossiers inclusief een interne routering van deze documenten. Wij houden rekening met een bandbreedte tussen de 24 en 30 processen waar dit voor geldt. Uw uitdagingen:
Voor alle projecten geldt dat inzet van resources (geld, mensen, middelen) vooraf scherp wordt ingeschat en wij vragen u om de projectresultaten te behalen met een beperkte resourcebelasting en een maximale kennisoverdracht in de lijn. Uw opdrachtgever:
U bent werkzaam bij de afdeling BAS, binnen de werkorganisatie, team DIA. U legt verantwoording voor uw project af aan het kernteam (stuurgroep) en rapporteert over de voortgang van uw project aan de project portfolio manager. Het Kernteam bestaat uit afdelingshoofd Dienstverlening (DV), afdelingshoofd Samenleving (SAM) en afdelingshoofd Bedrijfsvoering, Advies en Services (BAS). Uw projectopdracht: U zorgt ervoor dat uiterlijk 1 juli 2017 in de door ons geïnventariseerde processen gewerkt wordt met het Document Managementsysteem (DMS) Corsa en specifiek zorg draagt voor: Digitale post, Digitale postroutering en Digitale (zaak) dossiers). De processen verschillen in hun digitaliseringsniveau. Hierdoor kunnen de activiteiten per proces verschillen, maar is uw doelstelling per proces zoals hiervoor genoemd.
Er is een relatie met het Masterplanproject digitale postkamer. In dit project wordt de huidige scanstraat vervangen om invulling te geven aan de doelstelling 100% digitale post. Daarnaast wordt er fors ingezet op het digitale kanaal. Het project digitale postkamer heeft 1 juli 2017 als einddatum. U kunt dus nog niet gebruikmaken van de geavanceerde apparatuur en is de personele capaciteit van de postkamer beperkt. Als projectleider is het van belang dat u het project rond de digitale postkamer betrekt bij uw aanpak en realisatie van de resultaten, dit in verband met de keten waarin poststroom fysiek naar digitaal gerelateerd is aan de doelen verwoord in de project scope. Uw project scope
1. U zorgt ervoor dat alle geïnventariseerde processen de transitie maken van papierintensief naar digitaal werken. Dit omvat: a. Uitsluiten werken met digitale post die is geregistreerd in Corsa; b. Interne verspreiding van deze documenten via werkvoorraden in Corsa.
2. U richt hiervoor per proces digitale dossiers en een opslag structuur in bij voorkeur gebruikmakend van de instrumenten DSP/ZT;
3. U zorgt ervoor dat de juiste zaaktypen per proces zijn ingericht;
4. U maakt proces- en werkafspraken met KCC/post en BAS/DIA over documentstromen en opslagstructuur;
5. U zorgt dat in elk proces, taakverdelers en key-users zijn benoemd en opgeleid;
6. U zorgt dat medewerkers voldoende zijn opgeleid in het gebruik van Corsa;
7. U zorgt dat voor elk proces een beheer- en controleplan voor de digitale dossiers wordt opgesteld;
8. U zorgt per proces voor een substitutieverklaring (verantwoorde vervanging van papier opslag voor digitale opslag). Buiten scope: a. Het inrichten van e-formulieren en e-diensten; b. Het digitaal verzenden van documenten/brieven naar burgers, bedrijven en instellingen; c. Het regelen van de opslag in andere applicaties dan ons DMS. Projectdoelstellingen:
Het projectdoel is 24 tot 30 papier-intensieve processen om te vormen tot digitale processen. Hierbij worden de papieren document direct bij binnenkomst digitaal gemaakt en de papieren documenten voor (tijdelijk) eigen gebruik tenminste digitaal opgeslagen in een gestructureerde en duurzame opslag in ons DMS. Uiterlijk 1 juli 2017 werkt de gemeente papierarm door verdere uitrol van de digitale registratie, interne distributie en opslag in ons DMS. De resultaten vormen de opmaat naar digitaal- en uiteindelijk Zaakgericht Werken. Harde eisen / Knock Outs:
1. HBO / WO Opleiding afgerond
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare relevante werkervaring met digitaliseringsprojecten / zaakgericht werken in de laatste 5 jaar [ aantoonbaar op cv !]
3. Binnen de context van de projectopdracht aantoonbare kennis van de processen en gebruikte systemen [ aantoonbaar op cv! ]
4. Minimaal 5 jaar relevante ervaring in vergelijkbare [ gemeentelijke ] organisaties [ aantoonbaar op cv! ]
5. Opleidingen en of certificering op het gebied van projectmanagement (Zoals P3M3®, PRINCE2 ®, IMPA, MSP®, PMP®) [ aantoonbaar op cv ]
6. Uitstekende communicatieve vaardigheden
7. Woonplaats in de Randstad heeft de voorkeur Competenties:
Overtuigingskracht, Organisatiebewustzijn, Verantwoordelijkheid, Onderhandelen, Resultaatgerichtheid,
Communicatief (woord en geschrift) Interesse?
Dan ontvangen we graag de volgende gegevens:
- Meest recente cv, in Word formaat, in het Nederlands
- Goede motivatie, gericht op de aanvraag, bij voorkeur in het Nederlands
- Beschikbaarheid
- Tariefindicatie Mede door de nieuwe wetgeving, heeft de opdrachtgever een sterke voorkeur voor kandidaten, die via een payroll constructie werkzaam willen zijn, of die werkzaam zijn vanuit hun eigen bv.

U dient in te loggen om gebruik te maken van Opdrachten.nl

Management

Den Haag

Provincie

Zuid-Holland

Bedrag per uur